「電子帳簿保存法って、個人事業主も関係あるの？」「何をどう保存すればいいの？」——そんな疑問を抱えているフリーランス・個人事業主の方は多いはずです。
結論から言うと、2024年1月以降、個人事業主・フリーランスを含む全ての事業者に電子取引データの電子保存が義務化されています。猶予期間は2023年12月末に終了しており、2026年現在は完全義務化の状態です。
ただし、「難しそう」と感じる必要はありません。個人事業主が最低限やるべき対応は、思っているよりずっとシンプルです。この記事では、電子帳簿保存法の基本から、具体的な対応手順、freee・マネーフォワードを使った対応方法まで、分かりやすく解説します。
この記事で分かること
・電子帳簿保存法の3つの区分と個人事業主に関係する部分
・電子取引データの正しい保存方法（要件を満たす具体的手順）
・freee・マネーフォワードを使った簡単対応法
・よくある失敗例と対応チェックリスト
電子帳簿保存法の3つの区分を理解しよう
電子帳簿保存法は、大きく3つの区分に分かれています。まずここを整理しておくことが、混乱を防ぐ最初のステップです。
| 区分 | 対象 | 義務 / 任意 |
|---|---|---|
| ①電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作成した仕訳帳・総勘定元帳など | 任意（紙での保存も可） |
| ②スキャナ保存 | 紙で受け取った領収書・請求書をスキャンして電子保存 | 任意（紙での保存も可） |
| ③電子取引の保存 | メール・PDFなど電子データで受け取った請求書・領収書 | 義務（2024年1月〜） |
①と②は任意対応なので、無理に電子化する必要はありません。個人事業主がまず対応すべきは③「電子取引の保存」だけです。
①電子帳簿等保存（会計ソフトで作成した帳簿）
freeeやマネーフォワードなどの会計ソフトで作成した仕訳帳・総勘定元帳・損益計算書などを、そのまま電子データとして保存する区分です。
この区分は任意です。会計ソフトを使っている場合、データはすでに電子保存されているので実質的に自然と対応できていますが、あえて「優良な電子帳簿」として届出を出すことで、後述する特例（過少申告加算税の軽減）が受けられます。
②スキャナ保存（紙書類を電子化して保存）
取引先から紙で受け取った請求書や領収書を、スキャナやスマートフォンで撮影して電子データとして保存する区分です。
こちらも任意です。ただし、スキャナ保存を選択した場合は一定の要件（解像度・カラーなど）を満たす必要があります。紙書類が多い方は、freeeやマネーフォワードのスキャンアプリを使うと要件を自動で満たせます。
③電子取引の保存（メール・PDFなどの電子データ）
電子取引とは、電子データでやりとりした取引のことです。具体的には以下のようなものが該当します。
- Amazonや楽天のオンライン購入の領収書（PDFダウンロードまたはメール）
- Xserverやさくらインターネットなどのサービスのメール請求書
- クラウドワークスや各種サービスのPDF請求書
- 取引先からメールで送られてきたPDF形式の請求書・見積書
- 電子インボイス
重要： 電子データで受け取ったものを印刷して紙で保存することは、2024年1月以降は認められません。電子データのまま保存する義務があります。
個人事業主が必ず対応すべきは「電子取引の保存」
現代のビジネスでは、オンラインサービスの請求書やメール添付の請求書など、電子取引は避けられません。ほぼすべての個人事業主・フリーランスが電子取引を行っているため、「電子取引の保存」への対応は全員必須と考えてください。
逆に言えば、①と②に慌てて対応する必要はありません。まず③の対応を完了させることが最優先です。
電子取引データ保存の要件【2026年版】
電子取引データを保存する際は、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。難しく聞こえますが、それぞれ具体的な方法が定められています。
真実性確保（改ざん防止）の3つの方法
受け取った電子データが改ざんされていないことを担保するため、以下のいずれかの措置が必要です。
- タイムスタンプの付与：受領後おおむね7営業日以内に、認定タイムスタンプを付与する（freee・マネーフォワードの証憑保管機能で自動対応可能）
- 訂正・削除の履歴が残るシステムの使用：訂正・削除を行った場合にその履歴が残るシステム（会計ソフトや対応クラウドストレージ）に保存する
- 事務処理規程の備付け：訂正・削除を原則禁止とする「事務処理規程」を作成・備付けし、規程に沿った運用を行う（個人事業主でも利用可能な最もシンプルな方法）
個人事業主に最もおすすめな方法：「事務処理規程の備付け」
国税庁がひな型を公開しており、それをダウンロードして少し修正するだけで完成します。コストゼロで対応できる最もシンプルな方法です。国税庁：電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
可視性確保（検索できる状態）の要件
保存した電子データは、税務調査の際にすぐに確認できる状態にしておく必要があります。具体的には以下の要件があります。
- モニターと操作説明書の備付け：保存データをすぐに表示・印刷できる環境を整える
- 検索機能の確保：「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できること
検索機能の緩和措置（小規模事業者向け）
前々年の売上高が5,000万円以下の事業者は、検索機能の確保の代わりに「日付・金額・取引先」の順に整理されたフォルダ管理で対応できます。多くの個人事業主・フリーランスはこの緩和措置の対象です。
猶予措置（優良な電子帳簿の特例）
電子帳簿保存法で定める「優良な電子帳簿」の要件を満たし、事前に届出書を提出しておくと、申告漏れがあった場合の過少申告加算税が5%軽減されるという特例があります。
ただし、これはあくまでインセンティブです。届出をしないことで罰則があるわけではありません。まずは義務対応（電子取引の保存）を完了させることを優先しましょう。
最低限やるべき対応手順【ステップ別】
「何から始めればいいか分からない」という方のために、具体的な対応手順をステップ別に解説します。freeeやマネーフォワードを使っていない場合でも対応できる方法を紹介します。
STEP1：電子取引データの洗い出し
まず、自分がどんな電子取引を行っているかを洗い出しましょう。以下のリストを参考に確認してください。
- オンラインショッピング：Amazon、楽天市場、Yahooショッピングなどの購入領収書
- クラウドサービス：Adobe、Microsoft 365、Google Workspace、Dropboxなどのサブスク請求書
- サーバー・ドメイン：Xserver、さくらインターネット、お名前.comなどのメール請求書
- フリーランスプラットフォーム：クラウドワークス、ランサーズ、ココナラの支払い明細
- 取引先からのメール添付請求書：PDF形式で送られてくるもの
- 電子インボイス：インボイス制度対応の電子データ
これらすべてが電子取引データとして保存対象です。まず「自分の電子取引はこれだ」とリストアップすることで、漏れなく対応できます。
STEP2：保存フォルダの整備
5,000万円以下の事業者（検索機能緩和措置の対象者）の場合、フォルダ管理で対応できます。以下の命名規則でフォルダ・ファイルを整理しましょう。
推奨フォルダ構成例：
| フォルダ | 例 |
|---|---|
| 電子取引/2026年/ | 年度別トップフォルダ |
| 電子取引/2026年/01月/ | 月別サブフォルダ |
| ファイル名 | 20260115_10780_Xserver_請求書.pdf （日付_金額_取引先_内容） |
ファイル名に「日付・金額・取引先」を含めることで、検索要件の緩和措置を活用できます。このルールを守ることが最重要です。
保存場所について
パソコンのローカルフォルダでも構いませんが、クラウドストレージ（Google Drive、Dropbox等）に保存すると、バックアップが自動化でき、かつ税務調査の際にもすぐにアクセスできます。ただし、クラウドストレージ自体に訂正・削除の履歴機能がないものは、事務処理規程との併用が必要です。
STEP3：タイムスタンプまたは訂正・削除履歴の確保
真実性確保のため、以下のいずれかを選んで実施します。
方法A：事務処理規程を作成・備付ける（コストゼロ・最もシンプル）
- 国税庁のサイトから事務処理規程のひな型をダウンロード
- 事業者名・代表者名を自分の情報に書き換える
- プリントアウトして事務所に備付ける（またはデジタルデータとして保存）
- 規程に沿って運用する（原則として電子データの削除・改ざんをしない）
方法B：freee・マネーフォワードの証憑保管機能を使う（自動でタイムスタンプ付与）
会計ソフトを使っている場合、後述の機能を使うことでタイムスタンプの付与が自動化されます。
個人事業主の現実的なベストプラクティス
①事務処理規程を作成（コストゼロ）→②電子取引データを命名規則に沿ったフォルダに保存→③確定申告まで保管する。この3ステップで要件を満たせます。
freee・マネーフォワードでの電子帳簿保存法対応
会計ソフトを使っている場合、電子帳簿保存法への対応がさらに簡単になります。主要2ソフトの対応機能を解説します。
freeeの電子帳簿保存法対応機能
freee会計には、電子帳簿保存法に対応するための機能が標準で搭載されています。
- 証憑管理機能：レシート・請求書などをアップロードすると、freeeのサーバー上で自動的にタイムスタンプが付与されます
- スマートフォンアプリでのスキャン：スマホカメラで撮影するだけで、スキャナ保存要件を満たした電子データとして保存
- 検索機能：日付・金額・取引先での検索が可能（可視性確保の要件を満たす）
- freeeサインとの連携：電子契約書の保存にも対応
freeeでの対応手順：
- freee会計の「証憑」メニューにアクセス
- 電子取引データ（PDF等）をドラッグ&ドロップでアップロード
- 取引日付・金額・取引先を入力して保存
- freeeが自動でタイムスタンプを付与（真実性確保の要件を満たす）
freeeのプラン注意点
証憑管理・タイムスタンプ機能はスタータープラン以上で利用可能です。無料プランでは一部機能が制限されることがあります。最新の料金・機能はfreeeの公式サイトでご確認ください。
マネーフォワードクラウドの対応機能
マネーフォワードクラウド会計・確定申告でも、電子帳簿保存法への対応機能が充実しています。
- 書類保存機能（ストレージ）：電子取引データをアップロードして保存。タイムスタンプ付与には対応プランが必要
- マネーフォワードクラウドスキャン：スマホアプリで紙書類を撮影・電子化（スキャナ保存対応）
- 検索・一覧表示：取引先・日付・金額での絞り込みが可能
- インボイス対応：電子インボイスの受領・保存に対応
マネーフォワードでの対応手順：
- マネーフォワードクラウド会計の「書類保存」メニューを開く
- 電子取引データ（PDF等）をアップロード
- 取引情報（日付・金額・取引先）を入力
- 対応プランの場合はタイムスタンプが自動付与される
会計ソフトなしで対応する場合
freeeやマネーフォワードを使っていない場合でも、前述の事務処理規程＋フォルダ管理の方法で対応できます。ただし、以下のポイントに注意してください。
- Excelやスプレッドシートで管理台帳を作成する：日付・金額・取引先・ファイル名を記録した台帳があると、検索要件を補完できます
- Google Driveのバージョン履歴機能：Google Driveはファイルの変更履歴が記録されるため、訂正・削除の履歴確保に活用できます（事務処理規程との併用を推奨）
- Dropboxのバージョン履歴：同様に変更履歴が残るため活用可能
コスト重視の方へ
会計ソフトを導入しなくても、事務処理規程＋フォルダ管理＋Excel台帳で要件を満たせます。ただし、年間の取引件数が多い場合や、インボイス発行事業者の場合は、会計ソフトの導入を強くおすすめします。
よくある失敗・NG行為3選
電子帳簿保存法の対応でよくある失敗を3つ紹介します。知らずにやってしまうと税務調査でペナルティを受ける可能性があります。
NG①：電子データで受け取った請求書を印刷して紙で保存する
2024年1月以前は「電子データを印刷して紙で保存」することが認められていましたが、現在はNGです。電子データはデータのまま保存する義務があります。「紙で保存した方が分かりやすい」という気持ちは理解できますが、これは法令違反になります。
ペナルティについて
電子帳簿保存法違反が認められた場合、通常の重加算税（35%または40%）に加え、さらに10%の割増が課される場合があります。不正行為（改ざん等）があった場合は特に厳しいペナルティが課されます。
NG②：ファイル名や保存場所がバラバラで検索できない状態にする
「保存はした」でも、税務調査の際に「この取引の請求書を見せてください」と言われてすぐに出てこない状態はNGです。ファイル名に日付・金額・取引先を含め、フォルダを年月別に整理することで可視性確保の要件を満たしましょう。
NG③：電子データを後から削除・改ざんする
「間違えてアップロードしたから削除した」という行為も、要件によっては問題になる場合があります。事務処理規程で「訂正・削除は原則禁止・やむを得ない場合は履歴を残す」というルールを定め、それに従って運用することが大切です。
電子帳簿保存法対応チェックリスト
対応が完了しているか、以下のチェックリストで確認しましょう。
| 確認 | チェック項目 | 対応方法 |
|---|---|---|
| ☐ | 電子取引の種類を洗い出した | Amazon・Xserver等のリストアップ |
| ☐ | 電子データを紙に印刷して捨てていない | データのまま保存する習慣を確認 |
| ☐ | 保存フォルダを整備した（年月別） | 電子取引/2026年/01月/ 形式で作成 |
| ☐ | ファイル名に日付・金額・取引先を含めている | 20260115_10780_Xserver_請求書.pdf 形式 |
| ☐ | 真実性確保の措置を講じた | 事務処理規程の作成 または freee/MF証憑保管 |
| ☐ | 保存したデータをすぐに表示・印刷できる環境がある | PC・クラウドストレージで閲覧可能な状態を確認 |
| ☐ | 保存期間（7年間）を把握している | 法人7年・個人5〜7年（青色申告は7年） |
| ☐ | 2024年以前の電子取引データも保存している | 過去分も同様の対応が必要（保存期間内のもの） |
まとめ
電子帳簿保存法は難しく聞こえますが、個人事業主・フリーランスがやるべき最低限の対応は次の3つだけです。
- 電子取引データを電子データのまま保存する（印刷してはいけない）
- ファイル名に「日付・金額・取引先」を入れ、年月別フォルダで管理する
- 事務処理規程を作成・備付けて、改ざん防止措置を講じる
freeeやマネーフォワードを使っている方は、証憑保管機能を活用することで自動的に要件を満たせます。会計ソフトを使っていない方でも、無料でダウンロードできる事務処理規程のひな型を使えばコストゼロで対応できます。
「どうせ税務調査なんて来ない」と思わずに、今日から対応を始めましょう。一度仕組みを作れば、毎月の手間は数分で済むはずです。
今すぐできる最初の一歩
国税庁の事務処理規程ひな型をダウンロードして、自分の名前に書き換えて保存する。これだけで真実性確保の要件をクリアできます。所要時間は15分以内です。
FAQ（よくある質問）
Q：フリーランスで売上が少ない場合でも電子帳簿保存法は関係しますか？
A：はい、売上金額に関係なく、電子取引を行っているすべての事業者に適用されます。Amazonで仕事道具を購入したりオンラインサービスを利用していれば対象です。
Q：Amazonの購入明細はWebブラウザから印刷したものでは駄目ですか？
A：PDFとしてダウンロードして保存する必要があります。Webページを印刷した紙での保存は認められません。AmazonのサイトからPDFでダウンロードするか、スクリーンショットをPDF保存してください。
Q：確定申告でe-Taxを使っていれば電子帳簿保存法の対応は自動的にできていますか？
A：e-Taxの利用と電子帳簿保存法の対応は別のことです。e-Taxで申告していても、電子取引データの保存要件は別途対応が必要です。
Q：クレジットカードの明細は電子取引に含まれますか？
A：クレジットカード明細自体は「帳簿」の一種として整理されますが、クレジットカードで購入した際に電子データ（PDF等）で領収書を受け取っている場合は、その領収書データが電子取引の保存対象となります。
Q：過去の電子取引データはどうすればいいですか？
A：保存期間内（個人事業主の場合、青色申告は7年・白色申告は5年）の過去の電子取引データも保存する必要があります。2023年以前に電子データで受け取った請求書等がある場合は、同様にフォルダ管理で保存しておきましょう。
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