立替金の仕訳｜仮払金・預り金の違いと立替金精算書【2026年版】

「取引先の分もまとめて払っておいた」「従業員が自腹で買ってきた」——こうした立替金は、日々の経理でよく出てくるのに、いざ仕訳を切ろうとすると仮払金や預り金との違いで手が止まりがちです。とくにインボイス制度がはじまってからは、「適格請求書の宛名が自社じゃない」「従業員名になっている」といった立替金特有の悩みが増えました。

この記事では、立替金・仮払金・預り金・前払金の4科目をどう判定するかをフロー化し、立て替えたとき・精算したときの仕訳をケース別の早見表で整理しました。あわせて、従業員が自腹で立て替えた領収書や、取引先に立て替えてもらったときの仕入税額控除の要件を、国税庁の通達とQ&Aの本文にそって確認していきます。

「立替金の精算に消費税はかかるのか」「決算で精算されずに残った立替金はどうすればいいのか」といった、税務調査で指摘されやすいポイントもチェックリストにまとめています。順番に読み進めれば、自社の立替金処理が合っているか確認できる内容になっています。

立替金とは｜他人が負担すべきお金を自社が先に払ったときの資産科目

立替金とは、本来は取引先や従業員など他人が負担すべき費用を、自社が一時的に先に支払ったときに使う勘定科目です。あとで相手からその金額を回収できる権利なので、貸借対照表上は資産として計上します。現金や売掛金と同じグループの科目だとイメージすると分かりやすいです。

立替金が「資産」になる理由（あとで返ってくるお金だから）

立替金が資産科目である理由はシンプルで、「あとで相手から回収できる」からです。自社の財布からいったんお金は出ていきますが、それは自社の費用ではなく、相手に対する債権（返してもらう権利）に変わっただけ、と考えます。回収が完了すれば立替金の残高はゼロになり、回収が終わっていない分だけ貸借対照表に資産として残ります。

立替金がよく登場する4つの場面（取引先の経費・従業員の立替・社会保険料・配送料）

• 取引先と共同で負担する経費の立替払い
  複数の事業者が一つの事務所を借りている場合の家賃のように、代表して一つの事業者が全額を支払い、あとで各社から回収するケースです。
• 従業員が自腹で購入した経費の立替
  出先で急に必要になった消耗品などを従業員が立て替えて購入し、あとで会社が現金や振込で精算するケースです。この場合、立て替えているのは従業員のほうなので、会社の帳簿では立替金を使わず、精算時に費用として計上します（会社側から見た仕訳は後述の早見表④）。インボイス制度では保存書類に注意が必要なため、本記事で扱います。
• 社会保険料の従業員負担分の立替
  会社が年金事務所等に社会保険料を全額納付し、従業員が負担すべき分をあとの給与から天引きして回収するケースです。順番が逆に、先に給与から天引きしてから納付する場合は立替金ではなく預り金になります（どちらが先かで科目が変わります）。
• 配送料等の立替
  自社が配送業者に送料を立替払いし、あとで注文者（送り先）に別途請求して回収するケースです。

【判定フロー】立替金・仮払金・預り金・前払金のどれを使うか

立替金・仮払金・預り金・前払金は、どれも「一時的にお金が動くけれど、まだ最終的な処理が済んでいない」という点で似ています。ですが、判定の順番さえ決めておけば迷いません。次の図の順番で確認してください。

判定の分かれ目は「金額が確定しているか」と「誰が負担するか」

上のフローの通り、判定の分かれ目は2つだけです。順番を間違えないことが大切で、まず「金額・相手・内容がもう確定しているか」を見ます。確定していなければ、最終的に誰が負担する費用かにかかわらず仮払金です。確定している場合にだけ「最終的に誰が負担するお金か」を見て、他人が負担するものだけが立替金の候補になります。最後に「お金の動く向き」（自社が先に払ったか、先に預かったか）で立替金と預り金が分かれます。

立替金と仮払金の違い（確定しているか、あとで精算して確定させるか）

立替金は「支払う金額と相手がすでに確定している」お金です。一方、仮払金は出張前の概算払いのように「いくらかかるか・誰にいくら払うかがまだ決まっていない」お金を渡したときに使います。ここで注意したいのは、仮払金かどうかは「最終的に誰が負担するか」とは関係なく決まるという点です。出張旅費のように最終的に自社が負担する費用でも、金額が未確定のまま渡した時点では仮払金になります。仮払金は、実際の支払いが確定した時点で精算し、旅費交通費（自社負担の場合）や立替金（他人負担の場合）など本来の科目に振り替えます。

立替金と預り金の違い（先に払ったか、先に預かったか）

立替金と預り金は、お金が動く向きが逆です。立替金は自社が先に払って、あとで相手から回収する資産。預り金は先に相手からお金を預かって、あとで別の相手に支払う負債です。たとえば従業員の給与から源泉所得税や社会保険料を天引きするケースは、先に預かってから納付するので預り金にあたります。源泉所得税の計算や納付の要否については、源泉徴収税の計算方法｜報酬10.21％・自動計算ツールと要否判定で詳しく解説しています。

立替金と前払金の違い（他人の費用か、自社の費用の前払いか）

前払金は、自社自身が負担する費用を先に支払ったときに使う科目です。立替金との違いは「最終的に誰が負担する費用か」の一点に尽きます。商品の仕入代金の手付金や機器代の内金のように、単発の取引について自社の分を先に払えば前払金、取引先の分まで含めて先に払えば、その取引先負担分だけが立替金になります。
なお、家賃・保険料・サブスクリプション料金のように一定の契約にもとづいて継続的に役務の提供を受けるものを先に払った場合は、前払金ではなく前払費用（経過勘定）で処理します。前払金と前払費用の使い分けは、【2026年版】経過勘定の仕訳完全ガイド｜前払費用・未払費用・前受収益・未収収益の処理と決算整理で詳しく整理しています。

【早見表】ケース別 立替金の仕訳8パターン

ここからは、立替金まわりの仕訳を8パターン見ていきます。①〜③と⑧は同じ基本設例（自社が取引先分の消耗品代11,000円〈うち消費税1,000円〉を立て替えたケース）で通し、④〜⑦はそれぞれのケースが分かりやすい金額に置き換えています。表の借方合計・貸方合計は、すべての行で一致するように検算済みです。

立て替えたとき・回収したときの基本の2仕訳

自社が取引先分の消耗品代11,000円（うち消費税1,000円）を、自社の現金でまとめて支払ったとします。この時点では、取引先が負担すべき11,000円を自社が肩代わりしただけなので、自社の費用にはせず立替金（資産）として計上します。あとで取引先から現金で回収すれば、立替金の残高はゼロになります。

売掛金に含めて請求・回収する場合

取引先に対して別途売上があり、その売掛金の請求に立替金11,000円をまとめて含めて回収することもできます。この場合は、現金の動きを待たずに立替金を売掛金へ振り替える仕訳になります。

従業員が自腹で購入し、あとで精算する場合

従業員が業務用の消耗品3,300円（うち消費税300円）を自腹で購入し、あとで会社が現金で精算したケースです。この費用は最終的に会社が負担するものなので、消耗品費として計上します。なお課税仕入れを行った日は原則として購入した日なので、購入と精算が事業年度をまたぐ場合は、購入日の属する期に計上できているかを確認してください（期中に完結するなら精算時にまとめて計上する処理が実務では一般的です）。

ケース	借方	貸方	消費税の扱い	注意点
①取引先の経費を立て替えて支払った	立替金 11,000円	現金 11,000円	支払先への11,000円は取引先の課税仕入れであり、自社の課税仕入れには計上しない	相手・金額が確定していることを立替金精算書等で明確にする
②立替金を現金で回収した	現金 11,000円	立替金 11,000円	回収した11,000円は反対給付ではなく不課税（精算金を受け取る側の話）	回収額が立替額とずれていないか確認する
③売掛金に含めて請求・回収した	売掛金 11,000円	立替金 11,000円	同上、立替金の精算部分は不課税	売掛金の請求書に立替分の内訳を明記する
④従業員が自腹で購入し、あとで精算した	消耗品費 3,000円 仮払消費税等 300円	現金 3,300円	会社が最終的に負担する費用なので、消費税300円分は自社の課税仕入れになる	宛名が従業員名の領収書は保存書類の要件に注意（後述）
⑤従業員に先にお金を渡した（仮払金）	仮払金 50,000円	現金 50,000円	金額未確定の前渡しであり、この時点では消費税の課税関係は生じない	出張後に速やかに精算し、仮払金を残さない
⑥従業員から源泉所得税・社会保険料を預かった（預り金）	給与手当 200,000円	現金 170,000円 預り金 30,000円	源泉所得税・社会保険料の預りは、そもそも資産の譲渡等ではないため消費税の対象外	先に天引きしてから納付するため預り金。先に納付してあとで天引きする場合は立替金になる。預り金30,000円（源泉10,000円＋社会保険20,000円）の内訳を管理する
⑦立て替えた費用を自社の売上に含めて請求した	売掛金 2,200円 （併せて）荷造運賃 2,000円 仮払消費税等 200円	売上高 2,000円 仮受消費税等 200円 （併せて）立替金 2,200円	立て替えた配送料相当額を自社の役務提供の対価に含めて請求すると、その部分も自社の課税売上になる	売上に含めて請求した時点で立替金ではなくなるため、計上済みの立替金2,200円を取り崩して自社の費用へ振り替える（取り崩しを忘れると残高が残り続ける）。預り金・仮受金として明確に区分した場合は取扱いが異なる（後述）
⑧決算で精算されずに残った	－（仕訳なし）	－（仕訳なし）	①の消費税区分がすでに整理済みのため、異動なし	11,000円のうち6,000円だけ回収し、残高5,000円が決算日を越えたケース。相手先と回収予定を決算前に確認する

立替金と消費税｜精算金そのものには消費税が乗らない

課税対象は「反対給付を受けること」に限られる（通達5－1－2）

消費税の課税対象は「対価を得て行われる資産の譲渡等」です。国税庁の消費税法基本通達5－1－2では、「対価を得て行われる」の意義について、資産の譲渡・貸付け・役務の提供に対して反対給付を受けることをいい、無償の資産の譲渡等は資産の譲渡等に該当しないと定めています。立替金の精算は、相手に何かを譲渡したり役務を提供したりした対価ではなく、単に立て替えた実費を返してもらうだけなので、この「反対給付」にあたりません。そのため、立替金の精算金を受け取ること自体には消費税がかかりません。

立て替えた費用の消費税は、最終的に負担する側の課税仕入れになる

ここで混同しやすいのが、「立替金の精算に消費税がかからない」ことと、「立て替えた費用そのものに消費税がかからない」ことは別だという点です。早見表の④のように、立て替えた消耗品代3,300円（うち消費税300円）そのものは、最終的にその費用を負担する側（会社）の課税仕入れとして扱います。不課税なのはあくまで、精算金を受け取る側（立替払いをした人）から見た「回収」の部分だけです。この切り分けを取り違えると、課税仕入れの計上漏れや二重計上につながるので注意してください。

立替えを「売上」に含めて請求すると課税売上になる

国税庁の消費税法基本通達10－1－16は、事業者が課税資産の譲渡等の相手先から、他の者に委託する配送等に係る料金を、課税資産の譲渡の対価の額と明確に区分して収受し、預り金または仮受金等として処理している場合は、その料金を自社の対価の額に含めなくて差し支えないとしています。逆に言えば、早見表⑦のように、立て替えた配送料を明確に区分せず自社の役務提供の対価に含めて請求すると、その部分も自社の課税売上になります。「実費だから課税対象にならない」と思い込まないようにしましょう。

インボイス制度で立替金があるときに保存する書類

取引先に立て替えてもらった場合｜適格請求書だけでは足りない（Q&A問94）

取引先に経費を立て替えてもらった場合、その取引先宛に交付された適格請求書をそのまま受け取って保存しても、自社の仕入税額控除の要件は満たせません。国税庁の適格請求書等保存方式に関するQ&A 問94（令和6年4月改訂）では、立替払を行った事業者から立替金精算書等の交付を受けるなどして、経費の支払先から行った課税仕入れが自社のものであることが明らかにされている場合に、その適格請求書と立替金精算書等をあわせて保存することで、原則として請求書等の保存要件を満たすとされています。これは、複数の事業者が一つの事務所を借り、代表して一つの事業者が賃料を立替払いするような場合の取扱いを定めた消費税法基本通達11－6－2にもとづくものです。
なお同じQ&Aには「なお書き」があり、立替払いの内容が、請求書等の交付を受けることが困難であるなどの理由で一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる課税仕入れに当たると確認できた場合には、その帳簿を保存することで仕入税額控除を行うことができ、適格請求書および立替金精算書等の保存は不要とされています。

【例外】一括立替で写しの交付が難しいときは立替金精算書等だけで足りる

ここまでが原則ですが、上で挙げた「複数の事業者が一つの事務所を借りている」ようなケースでは、立替払をした側が交付すべき適格請求書の写しが大量になり、配りきれないことがあります。こうした場合の取扱いが、消費税法基本通達11－6－2の「なお書き」と、Q&A問94の（参考1）に定められています。立替払をした側が適格請求書そのものを保存し、各社の課税仕入れが適格請求書発行事業者から受けたものかどうかを各社が確認できる措置を講じたうえで立替金精算書等のみを交付した場合は、立替えを受けた側は立替金精算書等の保存だけで仕入税額控除を行えます（適格請求書の写しの保存は不要）。

この取扱いを使うときは、立替金精算書等に「課税仕入れの相手方の氏名または名称と登録番号」「適用税率ごとの区分」「立替えを受けた側の負担額」など、控除に必要な事項が記載されている必要があります。登録番号などは、別途書面で通知する方法や、継続的な取引の契約書等で明らかにする方法でも差し支えないとされています。

立替払をした取引先が免税事業者でも控除できる

Q&A問94はさらに、立替払を行った取引先が適格請求書発行事業者以外の事業者（免税事業者など）であっても、本来の経費の支払先が適格請求書発行事業者であれば、自社は仕入税額控除を行うことができるとしています。控除の可否は、あくまで「本来の支払先」が適格請求書発行事業者かどうかで判断する、という点を押さえておきましょう。

なお、1回の取引の税込金額が1万円未満で少額特例（一定規模以下の事業者に対する事務負担の軽減措置）の対象になる場合は、前述のとおり帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められるため、適格請求書の写しと立替金精算書等の保存は不要になります。少額特例そのものの適用要件（基準期間の課税売上高など）と適用期限はインボイス少額特例はいつまで？1万円未満の判定ツール【2026年版】で確認してください。

従業員が立て替えた場合｜宛名が従業員名のときの取扱い（Q&A問94－2）

従業員が業務に必要なものを自腹で購入した場合、それは会社が負担すべき費用を従業員から立替払いを受けたことになります。国税庁のQ&A問94－2（令和6年4月追加）によれば、原則として、宛名の記載が不要な適格簡易請求書であっても、宛名に会社（仕入税額控除を行う事業者）以外の氏名が記載されている場合、それをそのまま保存しただけでは仕入税額控除は行えません。

ただし、その従業員が自社に所属していることが分かる従業員名簿等（名簿またはその電磁的記録）をあわせて保存していれば、宛名に従業員名が記載された適格簡易請求書と従業員名簿等の保存をもって、仕入税額控除を行って差し支えないとされています。従業員名簿等がなく、立替払いをした従業員を特定できない場合は、宛名に従業員名が記載された適格簡易請求書に加えて、その従業員が作成した立替金精算書の交付を受け、2点をあわせて保存する必要があります。

出張旅費・通勤手当として支給する場合は別ルート

出張旅費・宿泊費・日当として支給する金品については、消費税法基本通達11－6－4により、そのうち「通常必要であると認められる部分」に限って、請求書等の交付を受けることが困難な課税仕入れとして扱う別ルートが用意されています。通勤手当についても同じ考え方で、続く消費税法基本通達11－6－5が「通勤者につき通常必要であると認められる部分」を対象としています。これは、ここまで説明してきた立替金の保存書類のルールとは別の制度なので、混同しないようにしてください。出張旅費規程を使ったインボイス対応の詳しい方法は、【2026年版】出張旅費規程と日当で節税×インボイス「出張旅費等特例」｜帳簿のみで仕入税額控除する方法で解説しています。

【チェックリスト】決算前に確認したい立替金まわり7項目

ここまでの内容を踏まえて、決算前に確認しておきたい立替金まわりのチェックリストを7項目にまとめました。1つでも当てはまらない項目があれば、決算をまたぐ前に整理しておきましょう。

精算されずに残り続けている立替金の見方

早見表の⑧のように、基本設例の立替金11,000円について6,000円だけ回収でき、残る5,000円が決算日を過ぎても回収されずに残っている、というケースは珍しくありません。単発であれば問題になりにくいですが、回収の見込みや精算の実態がないまま残高が積み上がっていくと、実質的には貸し付けと見られる余地があります。決算のたびに、立替金の相手先・金額・回収予定を確認する習慣をつけておきましょう。

決算整理全般の流れを確認したい場合は、【2026年版】経過勘定の仕訳完全ガイド｜前払費用・未払費用・前受収益・未収収益の処理と決算整理もあわせてご覧ください。

よくある質問（FAQ）

立替金と仮払金の違いは何ですか？

立替金は、支払う金額と相手が確定した他人の費用を自社が先に払ったときに使う資産科目です。一方、仮払金は、出張前の概算払いのように金額がまだ確定していないお金を渡したときに使います。仮払金にあたるかどうかは、最終的に自社が負担する費用か他人が負担する費用かとは関係なく決まります。金額が確定した時点で、仮払金は精算されて立替金（他人負担の場合）や旅費交通費（自社負担の場合）などの科目に振り替わります。判定に迷ったら、まず「支払う相手と金額がもう決まっているか」を基準にしてください。

従業員が自腹で立て替えた領収書で仕入税額控除を受けるにはどうすればいいですか？

原則として、宛名が従業員名のままの適格簡易請求書だけでは、会社の仕入税額控除の要件を満たせません。国税庁のQ&A問94－2によれば、その従業員が自社に所属していることが分かる従業員名簿等をあわせて保存すれば、宛名が従業員名の適格簡易請求書のままでも控除を受けられます。従業員名簿等がない場合は、その適格簡易請求書に加えて、従業員が作成した立替金精算書の交付を受け、2点をあわせて保存する必要があります。

取引先に立て替えてもらった場合、適格請求書だけ保存すればいいですか？

いいえ、それだけでは仕入税額控除の要件を満たしません。国税庁のQ&A問94では、経費の支払先から取引先（立替払をした側）宛に交付された適格請求書をそのまま受け取っても、自社に交付された適格請求書とはできないとされています。立替払をした取引先から、その課税仕入れが自社のものであることが分かる立替金精算書等の交付を受け、適格請求書の写しとあわせて保存するのが原則です。ただし、多数の事業者分を一括して立替払したために適格請求書の写しの交付が困難な場合は、立替払をした側が適格請求書を保存し所定の措置を講じたうえで、自社は立替金精算書等の保存だけで仕入税額控除を行えます（通達11－6－2 なお書き・Q&A問94（参考1））。

立替金の精算に消費税はかかりますか？

立替金の精算金を受け取ること自体には、消費税はかかりません。消費税法基本通達5－1－2が課税の対象を「反対給付を受けること」に限っているため、単なる立て替えの精算は資産の譲渡等にあたらないからです。ただし、立て替えた費用そのものは、最終的にその費用を負担する事業者の課税仕入れになります。立替えた費用を自社の売上に含めて請求すると、その部分は自社の課税売上になる点にも注意してください。

立替金が長期間精算されないとどうなりますか？

回収の見込みや精算の実態がないまま長期間残り続けると、実質的には貸し付けと見られる余地があります。決算のたびに、立替金の相手先と金額、回収予定を確認し、実態のない滞留を作らないことが大切です。貸し付けと見られた場合の税務上の論点は、認定利息の計算方法を解説した記事もあわせてご確認ください。

立替金の仕訳まとめ：判定フローと保存書類を押さえて安心して記帳する